Política de Tratamiento de la Información

1. Alcance y Roles

Esta Política distingue dos situaciones, porque el rol de Alerta Judicial es distinto en cada una.

• Datos de la cuenta: respecto de los datos de identificación, contacto, credenciales, facturación y uso de la plataforma del Usuario registrado, Fernando Delgado Camargo, quien actúa bajo el nombre comercial Alerta Judicial, es el Responsable del tratamiento. El establecimiento de comercio carece de personalidad jurídica propia, por lo que las obligaciones de esta Política las asume su propietario.
• Datos de los procesos y de los clientes del Usuario: respecto de los datos personales contenidos en los procesos judiciales objeto de seguimiento, de los clientes que el Usuario registre y de los terceros que intervengan en esos procesos, el Usuario es el Responsable del tratamiento y Alerta Judicial actúa como Encargado, tratándolos únicamente conforme a sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Los titulares de datos contenidos en un proceso pueden dirigir sus solicitudes tanto al Usuario responsable como a Alerta Judicial, que las tramitará conforme al procedimiento de la sección 10 y las trasladará al Usuario cuando corresponda.

2. Información que Tratamos

2.1. Información que el Usuario nos proporciona

• Datos de registro: nombre, correo electrónico, contraseña y demás información necesaria para crear una cuenta.
• Información de contacto: dirección, número de teléfono y otros datos de contacto.
• Información de pago: datos de facturación tramitados a través de la pasarela de pagos indicada en la sección 4.
• Datos de clientes y terceros: nombre, correo y teléfono de los clientes que el Usuario registre para recibir notificaciones, así como los radicados de los procesos que decida seguir.

2.2. Información que recopilamos automáticamente

• Datos de uso: páginas visitadas, tiempo de uso y acciones realizadas en la plataforma.
• Datos del dispositivo: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y ubicación aproximada.

2.3. Información de fuentes públicas oficiales

Obtenemos información de las fuentes oficiales de acceso público de la Rama Judicial y demás entidades del Estado colombiano —número de radicado, despacho, sujetos procesales, actuaciones y documentos publicados— para prestar el servicio de consulta y monitorización que el Usuario contrata respecto de los procesos en los que declara tener legitimación.

2.4. Datos sensibles y datos de menores

Los expedientes judiciales pueden contener datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 —entre otros, relativos a la salud, la vida familiar o la orientación sexual— y datos de niñas, niños y adolescentes. Alerta Judicial no los solicita, no los trata de forma autónoma y no los usa para elaborar perfiles: los procesa únicamente en cuanto integran el expediente del proceso que el Usuario responsable ha puesto bajo seguimiento, y con las mismas medidas de seguridad del resto de la información. Ningún titular está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

3. Finalidades del Tratamiento

• Prestar el servicio: gestionar la cuenta, consultar y monitorizar los procesos registrados, generar alertas y notificaciones, y poner a disposición los documentos y análisis del expediente.
• Facturación y cobro: procesar pagos y cumplir las obligaciones contables y tributarias derivadas de la relación.
• Comunicaciones: enviar notificaciones del servicio, avisos operativos y respuestas a sus consultas.
• Análisis y mejora del servicio: elaborar estadísticas y métricas de uso, detectar fallas y desarrollar nuevas funcionalidades, utilizando exclusivamente datos de la cuenta y datos agregados o anonimizados que no permitan identificar a los titulares de los procesos ni a los clientes del Usuario.
• Seguridad: prevenir el fraude, el abuso y el acceso no autorizado a la plataforma.
• Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones legales.

Alerta Judicial no vende, arrienda ni cede a título oneroso los datos personales que trata, y no los utiliza con fines publicitarios de terceros.

4. Encargados y Transferencias Internacionales

Para prestar el servicio nos apoyamos en los proveedores que se relacionan a continuación, con indicación de su función y del país desde el cual operan. Todos ellos actúan como encargados o subencargados, están obligados contractualmente a la confidencialidad y no pueden usar la información para finalidades propias.

Los países de destino de estas transferencias han sido declarados por la Superintendencia de Industria y Comercio como países con nivel adecuado de protección mediante la Circular Externa 005 de 2017. Alerta Judicial no transfiere datos personales a países que no cuenten con nivel adecuado de protección, salvo autorización expresa e inequívoca del titular en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando incorporemos un nuevo encargado, actualizaremos esta tabla antes de comenzar a utilizarlo.

También compartimos información cuando lo exige una autoridad judicial o administrativa competente, y para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de Alerta Judicial, sus usuarios o terceros.

5. Inteligencia Artificial

• Qué se procesa: para generar resúmenes, análisis y respuestas del asistente, la información del proceso —incluidos los sujetos procesales, las actuaciones y el texto de los documentos publicados— se transmite a los proveedores de modelos de lenguaje relacionados en la sección 4.
• Conservación: no conservamos copia del contenido enviado a esos proveedores; de cada operación registramos únicamente proveedor, modelo, volumen de procesamiento y costo. El contenido del expediente sí se conserva en nuestra propia infraestructura, en los plazos de la sección 7.
• Entrenamiento: los proveedores contratados se obligan a no utilizar esa información para entrenar sus modelos.
• Informes solicitados por el Usuario: a petición del Usuario, la plataforma consolida en un informe la información procesal de acceso público —procesos, actuaciones y decisiones, tal como constan en la fuente oficial—, cualquiera sea la materia o la jurisdicción. Ese informe es un insumo para el criterio profesional del Usuario, quien adopta cualquier decisión bajo su responsabilidad y previa la declaración de legitimación prevista en los Términos y Condiciones.
• Sin decisiones automatizadas: Alerta Judicial no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares, no emite calificaciones ni puntajes sobre las personas, no reporta a centrales de riesgo y no elabora perfiles por iniciativa propia ni para finalidades distintas de aquellas que el Usuario declara al solicitar el informe.
• Verificación humana: los resultados pueden contener errores u omisiones y deben verificarse contra la fuente oficial, conforme a los criterios de la Sentencia T-323 de 2024 de la Corte Constitucional y a los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o alteración:

• Cifrado: protocolos de cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256).
• Acceso restringido: el acceso a la información se limita al personal autorizado y se controla por roles; cada consulta valida la titularidad de quien la formula.
• Copias de seguridad: respaldos periódicos con plan de recuperación.
• Gestión de incidentes: registramos los incidentes de seguridad que afecten datos personales y, cuando corresponda, los reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados.

7. Conservación y Supresión

Conservamos la información durante los plazos que se indican, salvo que la ley exija un período mayor:

Al cerrar la cuenta se desactivan de inmediato los seguimientos y las notificaciones, y la información se suprime dentro de los plazos indicados, salvo la que debamos conservar por obligación legal. La base de datos se mantendrá vigente mientras se preste el servicio y por los plazos de conservación aquí señalados.

8. Cookies y Analítica

Utilizamos cookies y tecnologías similares propias para mantener la sesión iniciada y recordar sus preferencias, y la herramienta de analítica de Google (Google Analytics) para entender de forma agregada cómo se usa la plataforma. Las cookies analíticas no son necesarias para el funcionamiento del servicio: puede bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador, o instalando el complemento de inhabilitación que ofrece Google, sin que ello afecte el uso de la plataforma.

9. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Procedimiento de Consultas y Reclamos

Puede ejercer sus derechos escribiendo a [email protected], indicando su nombre completo, el documento de identidad, la descripción de su solicitud y los datos de contacto para la respuesta.

1. Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo. Cuando no sea posible, le informaremos el motivo y la fecha de atención, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Cuando no sea posible atenderlo dentro del término, le informaremos el motivo y la fecha de atención, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Solicitudes sobre datos de un proceso: cuando la solicitud recaiga sobre datos respecto de los cuales actuamos como Encargados, la tramitaremos y la trasladaremos al Usuario responsable para que adopte la decisión que corresponda, informándole a usted de ese traslado.
4. Queja ante la autoridad: podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Alerta Judicial, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

11. Gestión y Responsabilidad Demostrada

En cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada y de los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, Alerta Judicial: designa al propietario del establecimiento como responsable de la atención de los asuntos de protección de datos; revisa periódicamente esta Política y las medidas de seguridad; mantiene un registro de los encargados y de las finalidades de cada tratamiento; y documenta los incidentes de seguridad y las solicitudes de los titulares.

12. Vigencia y Cambios

Esta Política corresponde a la versión 2.0 y rige desde septiembre de 2026. Podemos actualizarla cuando cambien las finalidades, los encargados o la normativa aplicable. Publicaremos la nueva versión en la plataforma y, cuando el cambio sea sustancial, se lo notificaremos y solicitaremos nuevamente su autorización.

13. Contacto

• Responsable del tratamiento de los datos de la cuenta: Fernando Delgado Camargo (NIT 73215587-0), quien actúa bajo el nombre comercial Alerta Judicial, establecimiento de comercio con matrícula mercantil 09-259300-02 de la Cámara de Comercio de Cartagena. Respecto de los datos de los procesos y de los clientes del Usuario, Alerta Judicial actúa como Encargado, conforme a la sección 1.
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 300 802 2262
• Dirección: Las Gaviotas MZ 22 LT 14 ET 2 PISO 2, Cartagena, Bolívar, Colombia.